Lorsqu’un plan d’amélioration des performances serait bénéfique pour votre membre du personnel
Un plan d’amélioration des performances (PIP) est une méthode formelle utilisée pour aborder les lacunes de performance des employés, y compris celles liées à des problèmes de comportement ou à des objectifs de travail particuliers non atteints.
L’un de vos employés a-t-il récemment affiché des performances insatisfaisantes ne répondant pas à vos attentes ? Ont-ils entraîné une série de défaillances de performance telles que des manquements aux délais, des commentaires négatifs des clients ou des changements dans la dynamique de l’équipe ? Si c’est le cas, vous pourriez envisager d’aider l’individu à progresser via un plan d’amélioration des performances (PIP).
Décrivez un plan d’amélioration des performances (PIP).
Un PIP est une méthode formelle utilisée pour aborder les lacunes de performance, y compris celles liées à des objectifs de travail particuliers ou à des problèmes de comportement. La stratégie énumère les problèmes actuels et spécifie les nouvelles sorties et actions requises et à quelle échéance. Mais compte tenu de votre situation, est-ce que le PIP est la meilleure option ? Sera-t-il efficace ? Le travail en vaut-il la peine ? Ces repères vous aident à décider si un PIP est la bonne voie à suivre et, le cas échéant, comment mieux appliquer un.
Pourquoi voudriez-vous un PIP ?
Il semble raisonnable de donner à un employé en difficulté l’occasion de se corriger plutôt que de le punir ou de le licencier avec un préavis minimal. Cela dit, les PIP ont mauvaise réputation auprès des membres du personnel ainsi que de certains cadres et experts en ressources humaines qui les voient comme hostiles, punitifs et dictatoriaux. De plus, les critiques du PIP soutiennent que, puisque vous n’avez pas l’intention de modifier votre décision, demander à un employé de passer par un processus exigeant est déraisonnable et que le licenciement est la fin naturelle du processus d’amélioration des performances.
La méthode et le moment où un plan d’amélioration des performances est utilisé détermineront s’il s’agit d’une approche compatissante et utile ou d’une approche coercitive et punitive dépourvue de retour.
Quand devriez-vous appliquer un PIP ?
Pensez aux critères suivants pour qu’un PIP réussisse :
Vous pouvez clairement voir une voie vers de meilleures performances.
Bien que cela puisse sembler évident, un plan d’amélioration des performances ne doit être appliqué que lorsque vous avez en tête une solution pour aider l’individu à progresser. Utiliser une approche PIP est cruel (sans parler d’une perte de temps et de travail) si vous n’êtes pas prêt à adopter des changements ou à reconnaître les améliorations au fur et à mesure qu’elles se produisent. Passer outre au PIP est particulièrement crucial si l’employé a enfreint des lois, des principes ou des règles qui rendraient la poursuite de son emploi indésirable pour vous.
Vous avez déjà géré régulièrement la performance et mis en place des points de contrôle.
Assurez-vous d’avoir déjà participé à une gestion quotidienne normale de la performance où vous avez fixé des attentes claires en matière d’objectifs de performance et d’objectifs, dispensé des séances de coaching en développement des compétences, donné des commentaires constructifs et exploré les conséquences de ne pas atteindre les objectifs avant de recourir à un PIP. Commencez par là si vous n’avez pas encore eu au moins plusieurs cycles de gestion régulière de la performance basée sur des communications hautement explicites. Grâce à l’assistance et au suivi réguliers, votre membre du personnel pourrait encore avoir beaucoup de marge de progression sans provoquer les mêmes émotions négatives que vous pourriez ressentir avec un PIP formel.
Vous avez fourni les bons outils et les bonnes lignes directrices pour réussir.
Assurez-vous d’avoir examiné les éléments hors du contrôle de l’employé qui pourraient avoir causé ses problèmes de performance. Les attentes étaient-elles peu claires, le travail était-il excessif, y avait-il des lacunes en matière de formation ou des outils insuffisants pour que l’individu réussisse ? Si c’est le cas, il n’est pas légitime d’accuser l’employé d’avoir besoin d’un PIP. Commencez par traiter les éléments de soutien.
Vous avez déjà pris en compte des circonstances atténuantes.
Avez-vous pris en compte des problèmes personnels ou de santé ? Lorsque vous leur avez fait des commentaires négatifs sur leur travail, ont-ils mentionné des événements importants qui pourraient aider à expliquer leur manque de rendement à la hauteur des attentes ? Si c’est le cas, au lieu de commencer une procédure de PIP, vous pourriez choisir de vous concentrer sur le soutien que votre équipe, votre entreprise ou vous pourriez offrir pour aider l’employé dans le besoin. En fin de compte, vous pourriez décider de suivre la voie officielle si l’individu échoue à effectuer les tâches qui lui sont assignées.
Vous avez inclus des points de vue externes.
Ce qui peut sembler être un problème de performance pourrait être plus lié à un conflit entre votre style et celui de votre employé qu’à une véritable différence de rendement. Rappelez-vous que la performance prime ici, pas la personnalité. Pour évaluer la fréquence du problème et déterminer si les préoccupations sont propices à un PIP, assurez-vous de consulter d’autres personnes, y compris les ressources humaines.
Voici quelques méthodes pour augmenter les chances que le processus soit couronné de succès si, après avoir sérieusement réfléchi à ces questions, vous estimez que les lacunes de performance sont liées à des éléments sous le contrôle de l’employé et qu’un processus formel d’amélioration est la meilleure approche pour aider.
Comment rendre un PIP plus efficace ?
Un PIP devrait être un effort d’équipe pour permettre votre succès ensemble, pas seulement un plan.
Il convient de traiter les causes fondamentales.
Un PIP doit être spécifique à la personne et aux causes de sa mauvaise performance ; il ne doit pas être général. Une personne ayant des talents solides mais une faible motivation nécessitera une stratégie différente de celle ayant plus de volonté que de compétences.
2. Gardez-le axé sur l’avenir.
Les événements passés justifient un PIP ; cependant, l’accent du modèle de PIP doit être mis sur l’avenir si vous souhaitez élaborer une stratégie prudente. Si vous chargez le PIP avec des erreurs passées, il semblera punitif, comme si vous préfériez vous attarder sur ce qui s’est mal passé plutôt que de vous concentrer sur ce qui va suivre.
3. Énoncez clairement les attentes.
Définissez les objectifs de performance de manière mesurable en utilisant des mesures convenues et des objectifs quantifiables. Lorsque vos attentes sont plus qualitatives, soyez clair et précis sur la qualité du travail acceptable et évitez les langages ambigus et subjectifs, qui ne feront qu’ajouter à la confusion. Remplacez les adjectifs comme “précis” par des noms et des verbes ciblés sur des activités spécifiques tels que “édité pour éliminer les erreurs d’orthographe et grammaticales et pour transformer le jargon technique en langage que nos clients peuvent facilement comprendre”.
4. Offrez des commentaires continus.
Une fois la stratégie mise en place, faites un suivi régulier pour vous assurer que le membre du personnel est sur la bonne voie. Célébrez les réussites et offrez des commentaires fréquents, une formation continue et des ajustements au cours. Ignorer cela ne fera que renforcer l’idée que les PIP sont un aller simple vers la sortie.
5. Respectez une durée déterminée.
Un PIP devrait placer le membre du personnel dans une position lui permettant de faire rapidement de réels progrès. En fonction du degré et de la complexité du changement souhaité, fixez une durée de PIP d’un à trois mois. Si vous constatez des améliorations claires dans cette période, vous pouvez reconnaître officiellement leurs performances et reprendre la gestion régulière de la performance, mettant ainsi fin au PIP. Une période de suivi de six ou douze mois fait partie de plusieurs procédures de PIP pour garantir un développement continu.
6. Décidez où travailler.
Si vous ne constatez pas suffisamment de progrès conformément aux engagements du plan, vous devez décider de muter l’individu vers un autre poste où il est capable de réussir ou de procéder au licenciement.
Un dernier conseil est d’interagir avec les ressources humaines tout au long de ces six phases. Ils peuvent fournir des informations sur la politique de l’entreprise, donner des études de cas de stratégies réussies, vous aider à obtenir une formation ou un soutien adapté aux employés et offrir une évaluation impartiale et indépendante sur la manière dont vous pourriez mieux aider l’employé. Du point de vue de l’employé, il serait également bénéfique d’avoir une autre personne avec qui discuter de la question et qui en est consciente mais qui n’est pas aussi engagée que votre responsable.
À quoi ressemble exactement un plan d’amélioration des performances réussi ?
Supposez qu’à la fin de la période du PIP, le comportement ou la qualité du travail de l’employé n’ait pas suffisamment changé pour justifier son maintien dans l’entreprise. Cela signifie-t-il que le processus du PIP a échoué ?
Pas si sûr.
Que ce soit ou non un processus de PIP aborde des problèmes de performance des employés, terminer un processus de PIP comporte de nombreux avantages si vous souhaitez réellement voir la personne réussir. Vous soulignez d’abord le besoin de justice et votre engagement dans une procédure régulière. Deuxièmement, vous montrez que vous accordez une grande attention aux actions et aux résultats. Troisièmement, même si le processus de PIP doit rester confidentiel, constater des résultats très rapidement – qu’il s’agisse d’améliorations ou d’un retrait du poste – rassurera vos collègues de travail, qui ont probablement payé le prix des performances insuffisantes de leurs collègues. Quatrièmement, vous pouvez utiliser la prochaine fois pour mieux comprendre les normes de performance non claires, les ressources inadéquates ou les mauvaises pratiques de recrutement.
Appliquée avec soin et sagesse, la méthode du PIP peut améliorer la performance, la culture, la motivation et les relations au sein de l’équipe.
