Personne n’aime les confrontations, surtout lorsque les émotions sont fortes. Se préparer pour une réunion où des émotions fortes seront en jeu peut être un défi de taille. Les personnalités fortes, les idées contradictoires et l’obligation de contrôler des événements émotionnellement chargés pour en tirer un résultat positif se retrouvent souvent au cœur des préoccupations des leaders.
Prenons par exemple Jason, un professionnel du marketing, qui a été contacté en pleine crise. Deux leaders importants au sein de son équipe étaient en conflit ouvert, au point de ne plus se parler. Leurs équipes respectives en avaient fait de même, créant des silos, de l’inefficacité et des conflits généraux. Bien que nerveux et incertain de sa capacité à gérer les points de vue opposés et les éventuelles réactions explosives, Jason savait qu’il devait agir.
Gérer des situations difficiles émotionnellement chargées demande du leadership. Au-delà des problèmes personnels, il arrive parfois que l’on doive annoncer de mauvaises nouvelles à son équipe, gérer l’irritation des clients, donner des retours difficiles à entendre sur la performance ou expliquer une erreur ou un retard ayant un impact sur l’entreprise. Ce sont des moments éprouvants, et même les leaders les plus expérimentés peuvent se sentir anxieux et incertains quant à une éventuelle escalade ou des conséquences inattendues.
Lorsqu’on est confronté à une situation émotionnellement intense, il est courant de réagir de deux manières inefficaces. Beaucoup choisissent de l’ignorer complètement en se distrayant avec des tâches de faible priorité telles que les e-mails. D’autres adoptent l’approche inverse en ruminant et en s’inquiétant sans agir pour contrôler leur anxiété ou se préparer. Ces deux stratégies ont généralement un effet contraire : elles nous font nous sentir plus mal et nous préparent moins émotionnellement lorsque le moment fatidique arrive.
Heureusement, il existe des stratégies éprouvées pour se préparer aux réunions où les émotions seront intenses. Comme le disent les sportifs, la meilleure défense est la meilleure attaque. Voici quelques techniques soutenues scientifiquement pour vous aider à gérer ces événements avec plus d’audace et d’efficacité.
Préparez un plan mental. Souvent utilisée dans le domaine sportif mais également très efficace en milieu professionnel, l’imagerie – c’est-à-dire la visualisation – est un outil d’amélioration des performances. Il s’agit d’une pratique mentale d’un événement destinée à améliorer les performances et la confiance en soi.
Tout d’abord, envisagez la fin : pour votre situation, à quoi ressemble le succès ? En sortant de la pièce, comment aimeriez-vous vous sentir ? Et surtout, comment devraient se sentir les autres ? Comme ce fut le cas pour Jason, le succès pourrait ne pas impliquer une solution rapide mais plutôt un dialogue sincère où les personnes se sentent entendues et où une voie claire à suivre est évidente.
Transformez votre prochaine réunion ou contact en un véritable film mental dès maintenant. Visualisez les détails – le décor, les chaises, le langage corporel – et passez en revue les scènes, moment par moment. Pratiquez les moments clés comme le début de la conversation, la négociation dans des situations de tension et la clôture de la réunion.
Identifiez les difficultés attendues et les déclencheurs possibles ainsi que votre réaction. Que pourrait-il mal se passer lors de cette réunion, vous demandez-vous ? Par exemple, Jason s’imaginait calmement proposer : ” Mettons une pause “, craignant surtout que les émotions ne tournent à la débâcle. S’il sentait les esprits s’échauffer, il était prêt à dire qu’ils étaient là pour résoudre les problèmes, pas pour les aggraver. Il s’inquiétait également de se retrouver dans une impasse, alors il imaginait dire : “Puisque nous ne sommes pas encore alignés, concentrons-nous sur nos points d’accord et construisons à partir de là.” Pensez aussi à ce qu’ils pourraient dire ou faire qui pourrait vous mettre hors de vous et comment vous resterez calme. Imaginez-vous par exemple compter jusqu’à dix ou respirer profondément trois fois avant de répondre.
Imaginez, non seulement le succès, mais ressentez-le. Essayer, par exemple, de ressentir dans votre corps la confiance, la grâce et le contrôle que vous souhaitez incarner. Une fois que vous avez pratiqué mentalement, notez les points de vue et les emportements importants. Voir le succès à l’avance vous aide à changer de perspective et à renforcer votre capacité à orienter la discussion vers un résultat positif.
Concentrez-vous sur le positif. Prenez le temps de remercier avant d’entrer dans une rencontre difficile. Bien que cela puisse sembler paradoxal, faire cela améliorera votre sentiment de connexion avec les gens et vous aidera à développer une résilience émotionnelle.
Par exemple, si vous devez donner des commentaires difficiles à un membre de votre équipe, réfléchissez à ce que vous appréciez vraiment chez cette personne. L’une de mes clientes, Jane, redoutait une prochaine réunion avec un collaborateur direct dont la performance était en baisse. Ses tentatives précédentes de critiques constructives avaient été accueillies avec défensivité, et elle craignait également sa réaction cette fois-ci ainsi que sa capacité à maintenir la discussion sous contrôle. Jane se rappelait délibérément, avant la réunion, la créativité, le point de vue frais et l’énergie formidable que Sorab apportait aux réunions. Ce changement de perspective lui a permis de parler de manière plus encourageante et de favoriser un dialogue plus efficace.
Reformuler positivement les problèmes contribue également à réduire le stress et l’épuisement, améliorant ainsi la clarté mentale. Pensez aux bons résultats que la réunion peut produire – peut-être pourriez-vous encourager le développement, améliorer les relations ou apporter une clarté pour l’avenir. Si vous vous surprenez à vouloir éviter la réunion ou vous en éloigner, concentrez-vous sur ce qui vous définit en tant que bon leader. Des études montrent que cette forme de “réflexion positive sur le leadership” augmente l’énergie et l’engagement, et donc améliore la perception que les gens ont de votre leadership et, par conséquent, de votre impact.
Modifier l’environnement. Bien que la gestion d’événements émotionnellement chargés soit inévitable en tant que leader, vous avez plus de contrôle sur leur influence que vous ne le pensez. La modification de la situation – une technique proactive de régulation émotionnelle – est une option efficace pour vous aider à réduire l’intensité émotionnelle d’un événement à venir. Vous pouvez vous détendre et préparer le terrain pour une discussion plus fructueuse en changeant délibérément les circonstances ou votre approche.
Examiner les “cinq W de la situation” – qui, quoi, où, quand et pourquoi – aide à aborder cette question. Qui, par exemple, doit être présent ? Devez-vous apporter des outils pour améliorer la discussion ? Qu’est-ce qui doit être communiqué et qu’est-ce qui ne doit pas l’être ? Où la réunion doit-elle avoir lieu ? Et à quel moment ? Enfin, pourquoi cette conversation est-elle importante ?
Par exemple, Jack, l’un de mes clients, devait informer son équipe de direction épuisée d’un autre cycle de licenciements. Jack se sentait naturellement sous pression en transmettant ce message, nous avons donc travaillé sur les cinq W. Jack a invité son partenaire commercial en RH à la réunion afin d’apporter un soutien supplémentaire et de répondre aux questions. Il a également peaufiné son message, supprimant certains détails et abordant de manière plus générale les préoccupations attendues de son personnel. Enfin, il a réservé une salle de réunion plus calme et discrète et a fixé la réunion pour le déjeuner du vendredi pour permettre à son personnel de prendre du temps pour des visites de suivi ou un départ anticipé. Ces changements délibérés l’ont aidé à se détendre et ont créé une atmosphère plus encourageante pour transmettre la nouvelle difficile à son personnel.
Créez des zones tampons. Bien que les réunions se succèdent dans les agendas des leaders, il est essentiel de trouver le bon état d’esprit avant une conversation difficile. Accordez dix minutes pour vous préparer mentalement afin de vous présenter calme et serein à votre réunion. Vous pouvez vous recentrer, passer en revue les points importants, vous rappeler comment vous souhaitez vous comporter. Prévoyez de traiter et de réinitialiser dix minutes de plus après. Pour éviter de reporter toute tension accumulée dans votre prochain contact, vous pouvez, par exemple, faire une courte promenade pour vous détendre et la relâcher. Cela vaut la peine, même si cela nécessite de changer votre emploi du temps d’arrivée ou de départ ou de reporter une réunion.
Oui, ils nécessitent quelques efforts à l’avance, mais ces zones tampons vous permettent de rester présent et calme tout au long de la journée. Pour vous aider à organiser du temps pour vous préparer et vous regrouper, prenez l’habitude de consulter régulièrement votre calendrier pour repérer les événements importants, les réunions difficiles et les échanges peut-être litigieux.
